Dans cet article, nous allons voir comment bien configurer Odoo pour facturer vos clients et encaisser plus rapidement. En effet, émettre une facture ne garantit pas un paiement immédiat. Une gestion efficace des encaissements est essentielle pour préserver la trésorerie et éviter les tensions financières. Retards de paiement, manque de suivi, relances inefficaces... autant de problématiques qui peuvent impacter la stabilité d’une entreprise.
Chez Advanced Conseil, nous accompagnons nos clients dans l’implémentation d’Odoo afin d’automatiser le suivi des paiements et sécuriser leur trésorerie. Cet outil se distingue par sa capacité à centraliser et structurer la gestion des créances clients.
Facturer le plus rapidement possible vos clients
Cela peut sembler évident, mais nous constatons que de nombreuses entreprises émettent leurs factures avec retard. Réduire au maximum le délai entre la prestation/livraison et l’envoi de la facture est crucial pour assurer un bon cycle de trésorerie. Plus tôt la facture est envoyée, plus vite elle pourra être réglée, réduisant ainsi le besoin en fonds de roulement et les risques de retards.
Odoo facilite la facturation rapide et efficace
Avec Odoo, la facturation devient simple et rapide grâce à ses fonctionnalités intuitives :
- Envoi immédiat par e-mail : Gagnez du temps et réduisez les délais de paiement en envoyant directement vos factures via la plateforme. Plus besoin d’imprimer, scanner ou poster des factures papier.
- Modèles personnalisables : Créez des factures adaptées à votre identité visuelle et professionnalisez vos échanges. Un format clair et bien présenté facilite la compréhension et diminue les risques de contestation.
- Facturation en ligne : Plus besoin de générer manuellement un PDF, tout se fait directement sur Odoo, avec des options pour gérer les taxes, remises et conditions de paiement.
Tips : Mettez en place un processus interne de facturation avec un responsable dédié pour éviter tout retard ou oubli. Définir un jour fixe dans le mois pour l’émission des factures peut être une bonne pratique.
Si vous avez des clients avec des paiements récurrents, Odoo permet de générer automatiquement des factures périodiques (mensuelles, trimestrielles, annuelles…). Cette automatisation limite les oublis et assure un flux de trésorerie plus stable.
Privilégier le paiement par prélèvement
Le prélèvement automatique est un excellent moyen pour accélérer et sécuriser vos encaissements. En évitant la gestion des virements et chèques manuels, vous limitez les risques de retard de paiement et assurez une trésorerie plus stable.
- Avantage : Un paiement automatisé garantit un règlement à date fixe, sans intervention du client, réduisant ainsi les risques d’oubli. Cela permet aussi d’éviter les négociations sur les délais de paiement et d’améliorer la prévisibilité de la trésorerie.
Attention : Avant d’activer un prélèvement, assurez-vous d’avoir l’autorisation de votre client et vérifiez que son compte dispose des fonds nécessaires pour éviter tout rejet.
Tips : Avec GoCardless, intégré à Odoo, vous pouvez automatiser vos prélèvements clients et réduire les délais de paiement. Une fois l’autorisation validée, les paiements sont exécutés automatiquement aux dates prévues, sans que vous ayez à faire des relances.
Prévoir des relances automatiques en cas de retard de paiement
Même avec une bonne gestion, certains clients dépassent les délais de règlement. Automatiser les relances permet d’accélérer les encaissements sans nuire à la relation client. Les relances manuelles sont chronophages et souvent inefficaces. Avec un système automatisé, chaque client reçoit un rappel structuré à des intervalles précis.
Odoo permet d’automatiser les relances
- Relances automatiques : Paramétrez des rappels personnalisés selon le degré de retard (1ère relance, relance avant mise en demeure, etc.). Vous pouvez également différencier les messages en fonction du profil du client (ancienneté, historique de paiement).
- Suivi des paiements en temps réel : Recevez une alerte dès qu’un client effectue un règlement, vous permettant d’arrêter les relances inutiles.
- Historique des échanges : Conservez une trace des relances envoyées pour structurer votre approche et justifier une éventuelle action de recouvrement plus ferme.
Les fonctionnalités clés d’Odoo pour mieux suivre vos encaissements
- Accès instantané aux créances impayées : Consultez toutes vos factures en attente en un clin d’œil et priorisez vos actions.
- Automatisation des relances : Programmez des rappels et envoyez des relances adaptées à chaque client pour maximiser vos chances d’encaissement.
- Suivi des paiements en temps réel : Chaque action est enregistrée et les paiements sont rapprochés automatiquement aux factures, évitant les erreurs de saisie.
- Fiabilité et précision : Fini les erreurs de suivi manuel, tout est consolidé sur une interface unique qui permet une analyse rapide de la situation financière.
Best practice : Utilisez la balance âgée clients d’Odoo pour analyser vos encaissements en temps réel et identifier les clients à relancer en priorité. Vous pourrez ainsi mettre en place une stratégie de recouvrement plus efficace.