Dans cet article, nous allons traiter comment bien configurer la solution Pennylane pour facturer vos clients et encaisser au plus vite. En effet, facturer un client ne garantit pas un paiement immédiat. Une gestion efficace des encaissements est cruciale pour préserver la trésorerie et éviter les tensions financières. Retards de règlement, manque de suivi, relances inefficaces… Autant de facteurs qui peuvent fragiliser une entreprise.
Chez Advanced Conseil, nous maîtrisons les outils les plus performants du marché pour aider nos clients à automatiser le suivi des paiements et sécuriser leur trésorerie. Parmi eux, Pennylane se distingue par sa capacité à centraliser et structurer la gestion des créances clients.
Facturer le plus vite possible vos clients
Cela semble évident, mais nous voyons tellement de cas où les factures sont émises avec retard, qu'il nous semble important de bien s'assurer que le délai entre la fin de la prestation (ou la livraison) et l'envoi de la facture client est très court voir nul.
Pennylane permet de facturer simplement et rapidement vos clients
Avec Pennylane, vous pouvez créer et envoyer une facture en quelques clics, directement depuis la plateforme.
Envoi immédiat par e-mail : assurez une transmission rapide pour réduire les délais de paiement.
Modèles personnalisables : adaptez vos factures à votre image et gagnez du temps.
Facturation en ligne : plus besoin de générer manuellement un PDF, tout se fait automatiquement.
Si vous avez des clients pour lesquelles, vous pouvez émettre automatiquement par Pennylane des factures récurrentes, vous pouvez faire des abonnements et envoyer à chaque échéance, la facture en automatique. Il faudra alors juste saisir la fréquence de la facturation (mensuelle, trimestrielle, annuelle....).
Attention : Bien définir les accès à Pennylane.
Pour éviter tout oubli il est judicieux de mettre en place un processus interne dédié à la facturation. En général il est plus simple de décider d'un responsable facture qui s'occupe de cette tâche.
Privilégier si possible un paiement par prélevement
Le prélèvement automatique est une solution efficace pour accélérer et sécuriser vos encaissements. En réduisant la dépendance aux paiements manuels (virements, chèques), vous diminuez le risque de retard et assurez une meilleure stabilité de trésorerie.
Avantage : Un paiement automatisé garantit un règlement à date fixe, sans intervention du client, limitant ainsi les oublis et retards.
Avec GoCardless, automatisez vos encaissements et réduisez les délais de paiement. Envoyez une demande de prélèvement à votre client : une fois acceptée, les paiements sont exécutés automatiquement aux dates prévues. Plus besoin de relancer ou d’attendre un virement, tout est prélevé directement sur son compte.Idéal pour les abonnements et paiements récurrents (mensuels, trimestriels…) : vous facturez sans intervention et sécurisez votre trésorerie.
Attention : Toujours avoir son compte alimenter
Avant d’activer un prélèvement, assurez-vous que votre client a bien donné son accord et que son compte dispose des fonds nécessaires.
Comment activer GoCardless sur Pennylane ?
- Accédez à votre espace Pennylane et activez l’intégration avec GoCardless.
- Ajoutez vos clients en leur envoyant une demande d’autorisation de prélèvement.
- Paramétrez les échéances : définissez les montants et la fréquence (mensuel, trimestriel, etc.).
- Automatisez le suivi : Pennylane enregistre les paiements et met automatiquement à jour votre comptabilité.
Prévoir si possible une relance automatique en cas de retard de paiement
Même avec une bonne gestion, certains clients peuvent dépasser les délais de règlement. Une relance efficace est essentielle pour récupérer les fonds rapidement sans détériorer la relation client.
Pennylane permet d’automatiser les relances :
En effet il est possible de programmer des relance automatique : envoyez automatiquement des rappels personnalisés en fonction du retard (1ère relance, relance avant mise en demeure, etc.).
Suivi des paiements en temps réel : recevez une notification dès qu’un client règle sa facture.
Historique des échanges : gardez une trace des relances envoyées pour structurer votre approche.
Les fonctionnalités essentielles de Pennylane pour mieux suivre vos clients à relancer
Accès instantané aux créances non réglées : toutes les factures impayées sont visibles en un coup d'œil.
Automatisation des relances : paramétrez des rappels et envoyez des relances adaptées à chaque client.
Suivi des paiements en temps réel : chaque action est historisée et les paiements sont automatiquement rapprochés aux factures.
Fiabilité et précision : finies les erreurs liées aux suivis manuels, tout est consolidé sur une interface intuitive.
Pourquoi adopter la balance âgée clients sur Pennylane ? Cet outil offre une visibilité en temps réel sur l’état des encaissements et permet d’agir efficacement pour limiter les retards de paiement.
Trois bonnes pratiques sur Pennylane pour améliorer votre délai d'encaissement client
1️⃣ Exploitez la donnée comptable en temps réel
Avec Pennylane, toutes les factures et paiements sont synchronisés automatiquement, garantissant un suivi précis et sans erreur.
2️⃣ Partagez l’information avec les équipes concernées
L’accès centralisé aux données permet aux services comptables, financiers et commerciaux d’adopter une stratégie de relance coordonnée.
3️ Automatisez les relances clients
Programmez des rappels adaptés au profil de chaque client et suivez l’historique des échanges pour maximiser les chances d’encaissement.
Les erreurs à éviter dans la gestion des encaissements
Ne pas utiliser un suivi manuel sur Excel : source d’erreurs et de perte de temps, alors que Pennylane centralise tout en temps réel.
Ne pas restreindre l’accès aux données : la transparence entre équipes facilite une gestion efficace des créances.
Ne pas négliger les relances clients : suivre les retards ne suffit pas, il faut mettre en place une stratégie de recouvrement proactive.
Pennylane et Advanced Conseil : une alliance pour une trésorerie maîtrisée
Un suivi rigoureux de la balance âgée clients permet de :
- Anticiper les risques d’impayés en identifiant rapidement les retards.
- Cibler efficacement les relances pour optimiser le recouvrement.⏲
- Gagner en visibilité sur la trésorerie pour mieux piloter l’activité financière.
Grâce à Advanced Conseil, nos clients bénéficient d’un accompagnement expert dans l’implémentation de Pennylane et de meilleures pratiques pour maximiser leur trésorerie.
Grâce à notre expertise approfondie des outils financiers, nous accompagnons nos clients dans l’optimisation de leur gestion des encaissements. Avec Pennylane, ils disposent d’une solution efficace et automatisée pour suivre leurs paiements, garantissant ainsi une trésorerie saine et prévisible.