Un dirigeant de PME doit avoir une vision claire de ses factures fournisseurs pour piloter efficacement sa trésorerie. Il ne suffit pas de régler les factures à échéance : il faut savoir prioriser les paiements, éviter les retards et optimiser son cash-flow.
Aujourd’hui, il est inutile de s'encombrer de fichiers Excel complexes. Un système comptable bien configuré doit permettre un suivi automatisé et précis des paiements fournisseurs. Alors, comment structurer un processus digitalisé et efficace ? Voici les bonnes pratiques à adopter.
Digitaliser le traitement des factures fournisseurs : un levier de productivité
Recevoir une facture fournisseur ne devrait pas être un casse-tête administratif. Pourtant, la gestion manuelle est chronophage et source d’erreurs.
Optez pour une solution digitalisée pour :
- Transmission simplifiée : plus besoin de papier — les factures sont envoyées par e-mail ou prises en photo depuis un smartphone.
- Archivage sécurisé : les documents sont stockés dans une base de données centralisée, accessibles à tout moment.
- Saisie automatisée : grâce à l’OCR, les données clés sont préremplies, limitant les erreurs humaines.
Une solution comme Pennylane automatise ces tâches et facilite le rapprochement des paiements avec les factures.
Nous avons d'ailleurs un article blog à ce sujet que nous vous invitons à lire.
La comptabilité : un outil stratégique pour le suivi des paiements
Une comptabilité bien tenue est plus qu'une obligation légale : c’est un levier de pilotage.
Avec un bon outil :
- Chaque décaissement est automatiquement rapproché de la facture.
- Les factures non réglées sont visibles en temps réel.
- Les erreurs de paiement (écart montant ou doublons) sont détectées immédiatement.
- Une balance âgée fournisseurs fiable permet de suivre toutes les échéances à venir.
Planifier et prioriser les paiements fournisseurs
La gestion proactive repose sur des campagnes de paiement structurées :
- Analyser les échéances et classer les fournisseurs par priorité.
- Planifier les décaissements selon la trésorerie disponible.
- Négocier des délais adaptés pour lisser les flux et éviter les pics.
- Suivre les paiements en temps réel pour éviter retards ou doublons.
Une bonne automatisation réduit la charge mentale tout en fiabilisant le process.
Les bonnes pratiques pour une gestion fluide et efficace
- Comptabiliser toutes les factures via OCR pour réduire les erreurs.
- Mettre en place des rappels automatisés pour ne rien oublier.
- Utiliser une plateforme de paiement intégrée pour sécuriser et fluidifier les paiements.
Les erreurs à éviter dans le suivi fournisseur
- Gérer un double suivi Excel + logiciel comptable → confusion garantie.
- Laisser la comptabilité non à jour → balance faussée, retards, pénalités.
- Manquer de méthode → oublis, doublons, erreurs, perte de temps.
En résumé : Digitaliser pour mieux gérer
La digitalisation du traitement des factures fournisseurs offre :
- Gain de temps
- Suivi en temps réel
- Sécurisation des flux de paiement
- Meilleure visibilité sur la trésorerie
Grâce à l’accompagnement d’un cabinet comme Advanced Conseil et à Pennylane , la gestion fournisseur devient un atout stratégique.