🔑 Le registre unique du personnel est un document qui permet l'identification des emplois dans chaque établissement de l'entreprise.
Quels sont les employeurs concernés par le registre unique du personnel ?
Tous les employeurs sont concernés par la tenue du registre unique du personnel, sauf 2 exceptions :
les associations ayant recours au chèque emploi associatif
les particuliers employeurs
Quels salariés enregistrer sur le registre unique du personnel
L’obligation d’enregistrement au registre unique du personnel intervient dès l’embauche du 1er salarié et constitue une obligation pour l’employeur. Il est nécessaire d’enregistrer les salariés suivants :
les salariés en contrat déterminé ou indéterminé
les salariés de nationalité étrangère
les stagiaires
les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
les personnes volontaires en service civique
les salariés envoyés dans l’entreprise par des agences de travail temporaire
les travailleurs à domicile
Registre unique du personnel : quelles sont les informations obligatoires ?
L’employeur doit faire figurer sur le registre unique du personnel les noms et prénoms de tous les salariés, de manière indélébile et par ordre chronologique d'embauche.
En plus des noms et prénoms, plusieurs informations sur le salarié doivent être indiquées dans le registre unique du personnel. Il s’agit des éléments suivants :
L'identité du salarié
la nationalité
la date de naissance
le sexe
Les informations sur les fonctions exercées
l'emploi
la qualification
les dates d'entrée et de sortie de l'établissement
lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation
Des mentions spécifiques pour certaines situations
pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée : mention du type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée : mention « contrat à durée déterminée »
pour les salariés temporaires : mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire
pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs : mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier
pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel »
pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation : mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat, même s’il s’agit de contrats successifs. Ainsi, si un salarié effectue plusieurs contrats dans l’entreprise, chacun de ses contrats devra faire l’objet d’une ligne propre dans le registre unique du personnel.
À noter que les informations sur les salariés doivent être conservées pendant au moins 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de votre entreprise.
⚠️ Si vous n’avez pas de registre unique du personnel, ou bien s’il est erroné ou incomplet, vous risquez une amende de 750 € pour chaque salarié concerné par ce manquement.
ℹ️ Le registre peut être sous forme informatique ou sous format papier. Le support utilisé doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.