❓ Vous souhaitez vous faire remboursés des frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle ? Bonne nouvelle, c'est possible dans la plupart des cas, sous certaines conditions, ! En outre, sur une bonne partie de ces frais engagés, l'entreprise sera remboursée de la TVA sur ces dépenses.
Donc, n'oubliez pas de nous transmettre les justificatifs, vous pourrez ainsi être remboursés (sans être imposés) et tout en diminuant l'impôt du par votre société.
Les frais supportés par les dirigeants que vous pouvez vous faire rembourser
💼 Frais de déplacements professionnels
Tous les frais en rapport avec un déplacement professionnel peuvent être pris en charge et remboursés par la société**, à l'exception des trajets domicile-travail pour les sociétés assujetties à l'IS.**
Lorsque le montant annuel des frais de déplacement dépasse 15 000 €, il doit être reporté sur le relevé des frais généraux (formulaire 2067-SD).
La TVA est récupérable sauf sur les dépenses de train, avion ou bateau.
🚗 Utilisation du véhicule personnel
Si vous utiliser votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels, vous pouvez alors vous faire verser par votre société des Indemnités kilométriques. La déductibilité du remboursement des indemnités est plafonnée en fonction d'un barème fourni par l'administration fiscale qui couvre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances.
⚠️ Chaque déplacement doit être justifié (avec le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, l'indication des dates et l'identité des clients rencontrés et/ou l'objet de la mission).
En plus de ces indemnités, vous pouvez prétendre au remboursement des frais suivants :
Frais de péage : chaque dépense doit être justifiée (avec factures notamment). La TVA est toujours récupérable
Frais de parking : chaque dépense doit être justifiée (avec factures notamment). La TVA sur les dépenses de stationnement n’est pas tout le temps récupérable. Elle ne l’est que si les lieux de stationnement sont réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel de l’entreprise.
🍽 Repas d'affaires et réceptions
Les repas d'affaires sont ceux au cours desquels le dirigeant invite les prospects et les clients de l'entreprise. Ils sont remboursables en totalité, à condition :
d'avoir été engagés dans l'intérêt de l'entreprise,
d'être en rapport avec la nature et l'importance des opérations effectuées.
Il en est de même lorsque ces réceptions ont lieu au domicile du dirigeant.
Cependant, sont expressément exclus les frais de réception à caractère familial, même si des relations professionnelles ou des salariés de l'entreprise figurent parmi les invités
⚠️ Il convient de disposer des justificatifs (avec l'indication du nom des participants). Les remboursements annuels qui dépassent la somme de 6 100 € doivent être déclarés sur le relevé annuel des frais généraux (formulaire 2067-SD).
La récupération de TVA est possible à condition que la facture précise le nombre de couverts, l'identité, la fonction des convives et doit indiquer le taux et le montant de TVA.
🎁 Cadeaux
Dans le cas où les cadeaux d'affaires ont été directement exposés par le dirigeant, ces frais lui sont remboursés dans la mesure où ils sont considérés comme ayant été engagés dans l'intérêt de l'entreprise et relevant d'une gestion normale.
Ces remboursements ne sont pas imposables pour lui, ce type de frais n'étant pas réputé être couvert par la déduction de 10 % sur le revenu imposable.
Si toutefois, le montant total des cadeaux d'affaires augmentait d'une année sur l'autre dans une proportion supérieure à celle de l'augmentation des bénéfices imposables, le dirigeant peut être invité à justifier que ces cadeaux aient été réellement nécessaires à l'exploitation.
Précisions : Lorsque le montant total des cadeaux de toute nature dépasse 3 000 € au cours d'un exercice, il doit être déclaré sur le relevé des frais généraux (formulaire 2067-SD).
La récupération TVA possible, si la valeur TTC des biens offerts n’excède pas 69 € par client.
📚 Frais de formation
Les frais de formation des dirigeants sont totalement remboursables et déductibles des impôts pour l'entreprise qui les verse à condition que les formations suivies par le dirigeant soient dispensées par un organisme agréé (condition valable pour tous les salariés de l'entreprise).
Les frais que vous ne pouvez pas vous faire rembourser
👔 Frais d'habillement
Les dépenses d'habillement des dirigeants ne constituent pas des frais professionnels, sauf dans le cas où elles se rapportent à :
des vêtements ou tenues spécifiques liés à la profession exercée (uniforme des préfets, la robe des magistrats, blouse de travail, etc),
des vêtements ou équipements de travail spécifiques qui protègent notamment les salariés contre des risques particuliers ou des intempéries sur le chantier (vêtements isolants, chaussures de sécurités, masques etc),
des vêtements aux couleurs et/ou à la marque de l’entreprise, en tant qu’uniforme pour ces employés.
⚠️ Les vêtements professionnels doivent être spécifiques à la profession, et il est indispensable de garder la preuve de leur achat (la facture).
🏠 Loyers et charges des dirigeants exerçant à domicile
La loi autorise un dirigeant à domicilier son siège social à son domicile.
Dirigeant propriétaire : l'entreprise verse au dirigeant un loyer correspondant à la surface occupée dans le cadre de l'activité professionnelle, avec l'accord de la copropriété. Le dirigeant déclare ce revenu dans la catégorie des revenus fonciers. Certains frais peuvent être déduits des loyers imposables au prorata de la surface louée (intérêts d'emprunts, charges de copropriétés, taxe foncière).
Dirigeant locataire : le dirigeant définit la surface correspondant à son activité et le loyer y afférent, en accord avec le propriétaire. Il peut déduire une quote-part des frais liés à son activité professionnelle (téléphone, internet, chauffage ou électricité).
Les frais engagés avant la création d'une entreprise sont aussi remboursables
La plupart des dépenses engagées par un dirigeant-entrepreneur avant la constitution de son entreprise lui sont remboursées à condition qu'il puisse les justifier. Il peut s'agir des dépenses de fournitures, d'annonces légales, de frais d'immatriculation…
⚠️ Il faut prévoir une clause spécifique dans statuts et une liste des dépenses engagés annexée aux statuts de la société en création.
La TVA est toujours récupérable sauf si la facture n'est pas au nom de l'entreprise ou si vous ne l'avez pas conservée, vous devriez vous refacturer vous-même les frais à votre entreprise après sa création et la TVA n’est alors pas récupérable.
Quelles sont les conditions de récupération de TVA de l'entreprise?
Il faut savoir qu'il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur vos notes de frais, à certaines conditions.
Si une entreprise souhaite récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être réunies :
les dépenses réalisées doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
pour chaque dépense, une facture doit être présentée, qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée,
la facture en question doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant,
la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.
✅ Avez-vous de questions concernant le remboursement des frais et la récupération de TVA? n'hésitez pas à nous contacter.