
Depuis le 1er janvier 2013, les entreprises doivent accompagner leur processus de facturation d’une piste d’audit fiable. En cas d’irrespect de cette obligation, une remise en cause de la TVA déductible est envisagée.
Le texte de loi introduit 3 séries d’obligations afin d’assurer la pleine et entière conformité:
➢ Recensement des flux de facturation clients & fournisseurs
➢ Archivage de l’ensemble des documents juridiques & commerciaux
➢ Réalisation de tests permanents et documentés
Pour disposer d’une piste d’audit dans les règles de l’art, les entreprises doivent donc :
• Savoir gérer leur base documentaire de façon à conserver tous leurs documents : Contrats, Devis, Bons de Commande, Catalogues, Bons de livraison, Bons de réception, Factures, Relevés bancaires, échanges éventuels (courriers, mails).
• Savoir retrouver l’ensemble des documents d’une transaction à partir de l’un d’eux Cela nécessite une organisation documentaire en complément du Système d’Information
La mise en œuvre de pistes d’audit fiables n’est pas uniforme dans les entreprises et nécessite un système d’information performant :
• Qui trace les étapes de la transaction commerciale, comme le font les logiciels de gestion ou ERP, dans la mesure ou les procédures d’alimentation du système sont respectées (notamment la réception des biens ou services)
• Qui lie aux différentes étapes les documents justificatifs associés, soit dans leur forme d’origine, soit dans une forme transformée (copie fidèle et durable, numérisation, …
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🗣 Qu'est-ce la PAF ?
• Seules 2 catégories de factures échappent à la mesure:
➢ Les factures signées à l’aide d’une signature électronique (RGS 2* ou plus).
➢ Les factures dématérialisées répondant aux spécifications fiscales.• Les entreprises devront essentiellement concentrer leurs efforts sur les flux de facturation fournisseurs (source de la TVA déductible)
⚠️ Les factures électroniques sont donc bien concernées si elles ne sont RGS 2* ou plus. La PAF va recevoir un regain d’intérêt avec l’avènement de la facture électronique.
La facture est la pièce justificative principale du contrôle fiscal en entreprise
• Pour la collecte ou la déductibilité de TVA
• Pour la justification des comptes, donc du résultat fiscal
L’ administration fiscale veut donc s’assurer que la facture est un document authentique et correspondant à une réalité économique, c’est-à-dire :
• Qu’elle soit suffisamment sécurisée pour garantir son authenticité et son intégrité
• Qu’elle provienne bien de son émetteur
• Qu’elle n’ait subi aucune modification de la création (chez l’émetteur) à la réception (acheteur)
• Qu’elle soit cohérente avec d’autres documents attestant de la transaction commerciale dont elle est le fondement : ce que produit normalement une piste d’audit (chemin de révision)
Pour ce faire, deux voies de sécurisation peuvent être mises en œuvre :
• Des moyens intrinsèques au document facture, souvent techniques, tels que l’impression sur papier, le scellement, l’horodatage, la signature électronique, …
• Des moyens extrinsèques, procédures, redondance et cohérence d’information entre la facture et d’autres documents ou messages, tels que des procédures d’échanges EDI ou la mise en œuvre d’une piste d’audit de la transaction commerciale
🗣 Les documents à produire pour respecter la PAF
Les éléments d'une Piste d'Audit Fiable
Pour répondre aux obligations de la PAF, les entreprises doivent mettre en place des contrôles internes documentés qui permettent de suivre le processus de facturation, de la commande à l’enregistrement comptable. La PAF doit couvrir trois aspects :
Le contrôle de l'intégrité des documents : garantir que le contenu de la facture ne peut pas être altéré.
L’authenticité des transactions : vérifier que le fournisseur est bien l’émetteur de la facture et que la transaction est réelle.
La traçabilité des opérations : les entreprises doivent être capables de suivre chaque étape de la transaction, de la commande à la comptabilisation de la facture.
Les documents nécessaires
Il n’y a pas de modèle de PAF imposé, mais elle doit être documentée et démontrée en cas de contrôle fiscal. Voici les éléments clés à inclure :
1. Cartographie : Les procédures internes de facturation (de l’émission à l’archivage) et les contrôles internes mis en place pour assurer la fiabilité des transactions. La liste des Pistes d'Audit Fiable avec les justificatifs permettant de prouver que les factures correspondent à des transactions réelles (bons de commande, bons de livraison, contrats, etc.).
Exemple de documentation de PAF complète
Un exemple concret de documentation pourrait être un manuel de procédures PAF, qui inclut :
Un organigramme des processus de facturation : illustrant les étapes du processus, les services impliqués, et les interactions entre eux.
Une fiche de contrôle des factures : checklist utilisée par le service comptable pour vérifier la conformité d’une facture avant enregistrement.
Une politique d’archivage : précisant où et comment les documents sont archivés, la durée de conservation et les mesures de sécurité en place.
Sanctions
En cas de non-respect des obligations relatives à la PAF, les entreprises s'exposent à des sanctions fiscales, telles que le rejet de la déductibilité de la TVA ou des pénalités en cas de contrôle fiscal
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En outre, la PAF est une bonne occasion pour revoir votre "paysage applicatif" et privilégier une approche plus intégrées avec moins de fichier Excel et moins d'applicatifs. Dans ce cadre, la mise en place d'un ERP type Odoo peut être intéressant à considérer
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