Nous allons vous raconter l’histoire de Camille. Il est dirigeant et entrepreneur à succès dans le domaine du conseil B2B. Camille ne comprenait pas le résultat issu des Etats Financiers reçu de son expert-comptable. Il est venu nous voir et nous lui avons conseillé de mettre en place une comptabilité analytique afin d’analyser avec précision sa marge par produits. Suite l'analyse des données par service, Camille a pu reconsidérer ses priorités commerciales et stratégiques.
La comptabilité analytique est un outil de pilotage qui permet d’analyser avec précision les résultats de l’entreprise. Appelée également comptabilité de gestion, elle a pour but de répondre aux questions suivantes : quelle est la marge dégagée par service ? Le coût total de ma prestation est-il bien supérieur à son prix de vente ?
La vision analytique
Analyser la rentabilité de l’entreprise sous différents axes (prestation, client, zone, etc.) est une étape essentielle pour prendre des décisions stratégiques qui permettront à votre entreprise de se développer efficacement.
Plus l’entreprise croît, plus un besoin de pilotage de la marge se fait sentir. Et c’est généralement à ce moment-là que l’on découvre que les marges peuvent être assez différentes selon l’axe d’analyse utilisé, par exemple entre les types de clients et/ou les types de prestations effectuées.
Ce besoin de pilotage demande de dépasser l’information comptable, trop standardisée et orientée sur des besoins fiscaux. Afin de rendre possible la répartition du chiffre d’affaires et des charges sous différents axes, définis en fonction des objectifs de l’entreprise. Elle apporte une vision orientée métier avec des possibilités d’analyses plus ou moins poussées, vous pouvez donc analyser chaque coût dans le niveau de détails nécessaire.
Pour illustrer ce changement de vision, revenons sur Camille, il a crée depuis 9 ans, la société HIT spécialisé dans les prestations d’assistance technique dans le domaine informatique et qui a développé trois activités principales.
Faire parler vos Etats Financiers
Les Etats financiers de la société HIT montraient une évolution positive du chiffre d’affaires (20% de croissance en moyenne sur les trois dernières années). Cependant le résultat d’exploitation progressait bien plus lentement, du fait de l’augmentation des charges de personnel. Camille était conscient de rencontrer des difficultés de recrutement, il savait que cela avait un impact défavorable sur la rentabilité de son entreprise. Mais il ne s’attendait pas à avoir un résultat d’exploitation aussi faible.
Les charges de structure étaient supérieures à celles budgétées. Camille était incapable d’expliquer cette hausse ni de pouvoir y remédier.
Camille nous a ainsi sollicités à la fois pour reprendre la tenue de sa comptabilité mais aussi (et surtout) pour l’aider à mieux anticiper son activité afin de pérenniser l’entreprise et d’éviter les mauvaises surprises. Il était donc vital de pousser l’analyse plus loin que la simple analyse du résultat comptable.
Au vu de la problématique de la société HIT, nous avons décidé de mettre en place une comptabilité analytique avec l’objectif de mesurer la profitabilité sur les 3 activités existantes.
L’objectif de la mise en place de la comptabilité analytique sera de répondre au besoin de disposer d’un résultat par activité, afin de mieux piloter la société en faisant par exemple des prévisions de budget, d’initier des projets, de développer certaines activités, etc.
Nous avons réalisé cette intervention en 3 étapes :
Déterminer les activités de l’entreprise
Affecter les charges et les produits par activité.
Calculer le résultat relatif aux différentes activités, projets ou sections de la société.
Dans la pratique, comment nous avons mis en place la comptabilité analytique au sein de cette société de conseil ?
Piloter la rentabilité
Mise en place de la comptabilité analytique
Dans un premier temps, il faut être capable de répondre à certaines questions : Que cherche-t-on à mesurer ? Quelles sont les activités de l’entreprise ? Sont-elles rentables ? Le budget est-il respecté ? Quelles sont mes charges directes et indirectes ? Etc.
Toute information a un coût, la mise en place d’une comptabilité analytique prend du temps et des ressources. Il convient donc de préparer en amont sa mise en place en définissant les objectifs, les limites et contours d’un tel projet. Il s’agit donc de réfléchir entre autres sur :
Les prestations effectuées dans son ensemble.
Les moyens humains et les temps passés par activité.
Les clés de répartition à choisir (comment dispatcher mes charges ?).
Dans le cas présent, nous avons :
Identifier 8 prestations principales que nous avons regroupé en 3 activités.
Affecter les coûts directs par activité afin de calculer une marge brute par activité.
Lister les charges indirectes ou coûts de structure afin de calculer le cout de revient de chaque activité.
Grâce à cette analyse, nous avons pu comparer le prix de vente de chaque activité par rapport à son coût de revient et ainsi analyser chaque marge.
Prise de décisions stratégiques
Le dirigeant savait que son activité 1 était la plus rentable, mais les chiffres lui ont appris qu’il y avait un problème de profitabilité sur les 2 autres activités.
Sur cette base, nous avons décidé de :
Tester s’il était possible de revoir la marge des activités 2 et 3, soit en augmentant les prix, soit en baissant les coûts. Cela nécessite donc une analyse approfondie des coûts.
Prendre une décision sur l’arrêt potentiel d’une de ces 2 activités.
Après une première analyse détaillée, nous avons fait le constat suivant :
L’activité 2 était trop concurrentielle pour permettre une augmentation des prix et la baisse des coûts allait entraîner une baisse de la qualité. Il fallait donc arrêter cette activité, ou au minimum ne garder que les 5 clients rentables.
L’activité 3 elle était peu concurrentielle et la société H commençait à avoir un savoir-faire important laissant présager une hausse possible de la marge. Nous suivons donc l’évolution de cette activité de près et nous adapterons la stratégie.
Suivi et prévisions les résultats de l’entreprise
Les ressources dégagées après l’arrêt de l’activité 2 ont permis de :
Développer le CA de l’activité 1 et donc de dégager plus de marge globale.
Investir dans une ressource qui gère l’activité 3.
Réduire les charges de structure.
Un pilotage est donc maintenant en place dans la société HIT, basé sur un suivi mensuel de ces indicateurs de performances (KPI) sous forme de tableau de bord (réel vs objectif).
Il y a eu certes un travail de structuration pour mettre en place la comptabilité analytique, mais le traitement quotidien est finalement peu impacté car la saisie de la comptabilité analytique et de la comptabilité générale se font en même temps. Il n’y a donc pas de double suivi et surtout pas de surprises en fin d’année : le suivi des KPI est bien relié au suivi comptable.
Réussir la mise en place d’une Comptabilité analytique
La réussite de la mise en place d’une comptabilité analytique nécessite de prendre quelques précautions :
Avoir une bonne compréhension du secteur de la prestation de services et des techniques pour bien analyser ce secteur : Pour être pertinent, il faut bien adapter l’analyse et comprendre le Business Model, c’est aussi tout l’intérêt de cet exercice !
Garantir la cohérence avec la comptabilité générale : Il est indispensable de garantir cette cohérence ! Nous voyons trop souvent des dirigeants étonnés de voir que le résultat net comptable de fin d’exercice est beaucoup plus faible que ce qu’ils avaient compris. Il faut donc s’assurer régulièrement des écarts entre comptabilité et comptabilité analytique et pour cela, l’idéal est d’avoir un logiciel permettant une saisie sur deux axes : un axe analytique et un axe comptabilité générale.
Simplifier le processus : La comptabilité analytique peut être complexe à mettre en place et rallonger les temps de traitement comptable. Il convient donc d’éviter au maximum de multiplier les axes d’analyse et de trouver les KPI les plus pertinents à suivre avant de commencer.
La comptabilité analytique au sein d’une société de conseil avec des prestations différentes, permet d’avoir une vision différente du résultat global dans la mesure où celui-ci est déclinée par activité, section, etc. Elle devient donc un outil de pilotage pour les dirigeants comme illustré dans ce cas de la société HIT, car elle permet de prendre des décisions stratégiques et de mesurer leur impact.
Ces enjeux peuvent vite devenir très sensibles, et pour permettre une mise en place rapide, nous vous conseillons de vous faire accompagner par des équipes ayant cette double compétence DAF externe et expertise-comptable. Nous sommes bien-sûr à votre disposition pour en discuter !