top of page
  • Photo du rédacteurAdvanced Conseil

Suivre et optimiser les paiements de vos fournisseurs

Le dirigeant de PME doit pouvoir visualiser les factures non payées et décider du paiement en fonction d’abord de la trésorerie mais aussi du délai de paiement. Nul besoin de faire un suivi sur Excel, votre système comptable doit être en mesure de vous donner l’information ! ». Cet article vous explique comment mettre en place un processus digitalisé de gestion des factures fournisseurs.


Le suivi des paiements fournisseurs

Digitaliser le traitement de vos factures fournisseurs


Votre fournisseur vous envoie une facture. Vous devez donc transmettre l’information à votre service comptabilité ou à votre expert comptable, afin qu’il enregistre ce document.

Privilégiez une solution digitalisée ! La transmission des factures sous format papier tends aujourd’hui à disparaître au profit d’un archivage digital. Un traitement digitalisé de vos factures fournisseurs est devenu simple à mettre en place : vous nous envoyez la facture par e-mail ou en prenant une photo sur votre smartphone, et alors ce document est stocké dans une base de donnée sécurisée et une prélecture est assurée automatiquement.

Cela évite un coût de saisie manuelle et permet aussi de limiter les erreurs de saisie . L’équipe comptable fait une revue afin de corriger les éléments mal informés et permettre un bon traitement fiscal en vue de la déclaration de TVA.

💡 Créer et insérer un shcéma de ce type :




Un outil de suivi indispensable : la Comptabilité

La comptabilité permet non seulement de tenir un registre de toutes les transactions financières de l'entreprise, y compris les paiements et les factures fournisseurs, mais également de les associer de manière automatisée. Ainsi, chaque décaissement bancaire est enregistré avec la facture correspondante, ce qui vous permet de voir immédiatement :

  • Les factures non encore payées : vous pouvez suivre leur traitement et éviter les retards de paiement.

  • Les éventuelles erreurs : vous pouvez détecter si vous avez payé plus ou moins que le montant de la facture.

La Balance âgée fournisseur vous donne une information claire l’état de vos paiements fournisseurs. Elle vous permet de voir les factures en retard de paiement, les montants et les fournisseurs les plus importants. Cela peut vous aider à négocier avec vos fournisseurs et à améliorer votre trésorerie en prévoyant vos dépenses à venir.


Prévoir des campagnes de paiement

Prévoir des campagnes de paiement correspond à planifier des dates de paiement pour les factures fournisseurs, en tenant compte des délais de paiement convenus, de vos capacités de trésorerie et de la priorité des paiements. Il y a quelques étapes à respecter :

  • Analysez vos factures fournisseurs (listez toutes celles qui doivent être payées dans les prochains mois et classez-les par ordre d'importance pour votre entreprise).

  • Planifiez les dates de paiement.

  • Identifiez les fournisseurs prioritaires (toujours les payer en premier).

  • Négociez les délais de paiement (plus ou moins long en fonction de votre prévisionnel de trésorerie).

  • Utilisez un outil de suivi des paiements fournisseurs (via la balance âgée notamment).

Les bonnes pratiques à mettre en place

Comptabiliser toutes vos factures (via un OCR)

Facturer au plus vite est une stratégie importante pour optimiser la trésorerie d'une entreprise, mais il est également important d'utiliser des outils de facturation automatisée pour gagner du temps et éviter les erreurs. Les logiciels de facturation automatisée permettent de créer, envoyer et suivre les factures en quelques clics. Ils peuvent également être configurés pour envoyer des rappels automatiques en cas de factures impayées, ce qui peut aider à réduire les délais de paiement et améliorer la trésorerie de l'entreprise. En utilisant un outil de facturation automatisée, les entreprises peuvent économiser du temps et de l'argent tout en garantissant une facturation précise et rapide.

Suivi des échéances

Suivre les échéances de paiement fournisseur est vital pour éviter les retards de paiement ! Nous vous conseillons d’utilisez des rappels (automatisés biensûr) concernant les factures à payer. Voici un modèle de suivi avec la solution comptable Pennylane, dans lequel vous pouvez suivre les montants et les dates d’échéances par facture, et appliquer des filtres ainsi que des tris personnalisés.





3. Paiement via plateforme

Les paiements par plateforme sont des solutions de paiement en ligne qui permettent d'effectuer des paiements de manière rapide, sécurisée et efficace. Son utilisation permet :

  • Gagner du temps grâce aux automatisations de ce type de plateforme. Payer plusieurs factures en 1 clic par exemple.

  • Faciliter le suivi car les paiements effectués par plateforme sont enregistrés automatiquement dans votre système de comptabilité.

  • Sécuriser les transactions, les paiements par plateforme sont sécurisés et protégés contre les fraudes.

  • Améliorer la relation fournisseur en évitant les relances et mises en demeure pour non paiement.

Les pièges à éviter

Avoir deux suivis en parallèle

Il est important d'éviter d'avoir deux suivis en parallèle pour le paiement des fournisseurs, comme par exemple utiliser un suivi Excel et un suivi comptable. Car cela peut causer des confusions et des erreurs ! De plus, la mise à jour de deux suivis différents peut prendre beaucoup de temps et ralentir les processus de paiement, ce qui est contre-productif.

Ne pas avoir une compta à jour

Si votre comptabilité n'est pas à jour, votre balance âgée fournisseurs ne le sera pas non plus, ce qui aura un impact négatif sur votre suivi de paiement fournisseur. Dans ce cas, vous risquez de manquer des factures impayées ou des paiements que vous avez effectués à des fournisseurs. Cela peut entraîner des retards de paiement, des pénalités et des frais supplémentaires, qui peuvent avoir un impact négatif sur votre entreprise et sur votre relation avec vos fournisseurs.

Ne pas clarifier la méthode de suivi

Si vous n'avez pas une méthode claire de suivi des paiements fournisseurs, vous risquez de manquer des factures impayées ou de ne pas savoir où vous en êtes dans le processus de paiement retards, doublons, etc.).


En résumé

Nous vous recommandons de digitaliser le processus de comptabilisation des factures fournisseurs et d’avoir un suivi en temps réel. Il existe des solutions simples à mettre en oeuvre comme Dext ou Pennylane. En optant pour un processus digitalisé et un suivi en temps réel, vous pourrez ainsi sécuriser et optimiser votre suivi des paiements fournisseurs et éviter les erreurs ou les retards de paiement.

Chez Advanced Conseil, nous accompagnons nos clients dans le choix et la mise en place de la solution digitale adaptée à leurs besoins afin de digitaliser au mieux la gestion et le paiement de l’ensemble de leurs factures fournisseurs.

28 vues0 commentaire

Posts récents

Voir tout

Comentarios


bottom of page