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Fiche Pratique : Optimiser les encaissements clients grâce à la Balance Agée

Dernière mise à jour : 3 juil. 2023

Le pilotage du besoin de financement est clé. C'est grâce à lui que l'entreprise va pouvoir maintenir une situation financière équilibrée. A contrario, un mauvais pilotage des encaissements clients peut entrainer un risque de défaillance et entrainer un dépôt de bilan. En effet, facturer c'est bien mais encaisser c'est le plus important ; une facture envoyée au client n'entraîne que rarement son paiement immédiat. Il s'écoule souvent un délai et il y a souvent un besoin de relancer le client afin de voir le cash arrivé enfin en Banque.


Pour suivre et relancer, il y a un document essentiel, qui doit servir de base ; cet outil c'est la "balance âgée clients", et elle doit sortir de votre solution comptable.


Elle va vous permettre de repérer facilement les factures en attente de paiement et donc vous allez pouvoir pouvoir prendre les bonnes mesures pour récupérer les sommes dues,



Une gestion rigoureuse des créances est cruciale pour optimiser la trésorerie de l'entreprise.


La facturation est un acte majeur pour la relation client bien sûr, mais aussi et surtout pour optimiser votre trésorerie. L’enjeu est de réduire au maximum le délai de paiement pour diminuer votre besoin de financement. La qualité de la facturation est essentielle pour éviter les contestations et permettre un paiement rapide. Surtout, il faut facturer vite, et avoir une facture conforme aux règles fiscales et comptables. Il existe des solutions de facturation facile à mettre en place permettant de bien coordonner l’envoi de la facture. Une gestion rigoureuse de la facturation est cruciale pour optimiser la trésorerie de l'entreprise.


Un outil de suivi indispensable : la Balance âgée client

Vos créances non payées sont très faciles à suivre si vous disposez d’une Balance Agée Client. Voici le modèle utilisé sur la solution Pennylane :



Tout y est : les factures non payées en retard sont identifiées. Il ne vous reste plus donc qu’à relancer les clients

Le suivi mensuel de votre solde client via la balance âgée comptable, présente plusieurs avantages pour l'optimisation de votre trésorerie :

  • Avoir une vue globale de la situation de vos clients en termes de paiement de leurs factures, ce qui peut vous aider à anticiper les retards de paiement et les risques d'impayés.

  • Identifier les clients les plus en retard et de mettre en place une stratégie de relance ciblée pour obtenir un paiement plus rapide.

  • Prévoir vos encaissements à venir et de gérer plus efficacement votre trésorerie à court terme.


LES TROIS BONNES PRATIQUES

Les bonnes pratiques à mettre en place

1. Utilisez la donnée comptable pour avoir une Balance âgée à jour

ec : Si la comptabilité n'est pas à jour, la balance âgée sera faussée et ne reflétera pas la réalité de la situation financière de l'entreprise. Il est donc essentiel de maintenir la comptabilité à jour en enregistrant régulièrement les factures émises et reçues, les paiements effectués et encaissés, ainsi que toutes les autres opérations financières de l'entreprise. En gardant la comptabilité à jour, on peut également minimiser les risques d'erreurs.

2. Diffusez l’information

ec: Les équipes concernées par la gestion des comptes clients et fournisseurs ont besoin d'avoir accès à l'information de la balance âgée afin de suivre les paiements, les relances, les litiges éventuels, et ainsi prendre des décisions en conséquence. Par exemple, l'équipe commerciale peut utiliser la balance âgée pour identifier les clients qui présentent des retards de paiement et relancer ceux-ci pour éviter des impayés et des difficultés de trésorerie.

3. Mettre en place une vraie procédure de Relance Clients

Mettre en place une procédure de relance clients efficace est une étape importante pour améliorer la trésorerie de l'entreprise. Cette procédure doit être clairement définie et suivie de manière rigoureuse. Voici les étapes clés pour mettre en place une procédure de relance clients :

  1. Planifier les relances : définir des échéances précises pour les relances et planifier des rappels réguliers pour les clients qui n'ont pas encore payé.

  2. Personnaliser les relances : adapter le ton et le contenu des relances en fonction de chaque client, en évitant les messages génériques.

  3. Analyser les retours : suivre les retours de relance pour détecter les clients qui posent problème et ajuster la procédure en conséquence.

Les pièges à éviter

1.1. Avoir une source unique et éviter le suivi par Excel en parallèle

Pourquoi suivre sur Excel une information qui est traitée en comptabilité ? Cela revient à faire deux fois le même travail et donc perte de temps et source de difficultés de réconciliation. Si l’information est traitée en continue dans votre solution comptable, alors un seul suivi est nécessaire.

1.2. Avoir un accès facile à la Balance âgée

Cet état n’est pas un document comptable mais doit être accessible et compréhensible par les opérationnels. Suivre les actions sur les retards clients et mettre en place une relance efficace sont des étapes cruciales pour améliorer la gestion de trésorerie de l'entreprise.

3. Effectuer les relances adaptées

Avoir l’information est nécessaire mais non suffisant. Une action de relance doit être décidée et adaptée à la typologie de clients, En effet, cela permet de réduire les délais de paiement et d'optimiser le recouvrement des créances clients.



En résumé

Le dirigeant de PME doit avoir des informations claires sur les factures non payées et pour cela, un suivi de la Balance âgée est essentiel.

Ce processus de facturation et de relance doit être bien optimisé et des solutions digitales existent afin d’optimiser ce processus.

Une attention particulière est nécessaire de cette Balance âgée est le garant afin d’éviter d’avoir trop de trésorerie bloquée mais aussi afin de prévenir les risques de non paiement. Avec des solutions bien formattées (Pennylane notamment), vous avez des solutions simples afin de bien optimiser ce processus.

ec : Chez Advanced Conseil, nous aidons nos clients à trouver la solution comptable adaptée à leur activité et à leurs besoins. Nous pouvons également intégrer la balance âgée dans des solutions BI pour permettre un suivi en temps réel de la situation financière de l'entreprise.

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