Les PME sont souvent confrontées à des défis particuliers en matière de gestion des données, en raison de leur taille et de leurs ressources limitées. La digitalisation des données peut offrir de nombreux avantages aux PME, notamment en termes d'économies de temps et d'argent. Dans cette fiche pratique, nous allons examiner les types de données les plus couramment utilisés en PME et voir comment les digitaliser efficacement.
La digitalisation des données comptables
Les types de données à digitaliser en PME
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Les avantages
La digitalisation des données offre de nombreux avantages aux PME :
Gain de temps : Les données numériques (data) peuvent être facilement accessibles et partagées, réduisant ainsi le temps nécessaire pour rechercher des informations.
Gain d’argent : Les data permettent d’éviter les coûts liés à l'impression, la gestion et le stockage de documents papier.
Amélioration de la qualité des données : Les data peuvent être facilement mises à jour et éditées, ce qui permet d'éviter les erreurs de saisie et de garantir que les informations sont à jour et précises. Les outils de numérisation peuvent également inclure des fonctionnalités de contrôle de la qualité pour s'assurer que les données sont fiables et cohérentes.
Meilleure prise de décision : Les data peuvent être exploitées en masse en fonction des besoins ce qui permet de passer plus de temps sur l’analyse de ces données que sur leur collecte. Ainsi, en connectant les données à certains outils de Business Intelligence (Reporting), il est possible d’avoir accès à des analyses automatisées et en temps réel pour permettre au chef d’entreprise de prendre des décisions éclairées (et au bon moment).
Collaboration fluide : Les data peuvent être partagées facilement entre les membres de l'équipe, ce qui facilite la collaboration et la communication entre les différents départements et équipes. La numérisation des données peut également permettre aux employés de travailler à distance et d'accéder aux informations dont ils ont besoin depuis n'importe où.
Meilleure sécurité des données : Les data peuvent être protégées par des mots de passe, des protocoles de sécurité et des sauvegardes régulières pour éviter les pertes de données et les fuites d'information. Les outils de numérisation peuvent également inclure des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données contre les cyberattaques.
Gain de stockage : Les données numériques ne prennent pas de place physique contrairement aux documents papier.
Réduction de l'empreinte carbone : La data peut réduire l'empreinte carbone de l'entreprise en réduisant la quantité d'énergie nécessaire pour produire et transporter du papier. Les serveurs et les centres de données nécessaires pour stocker des data consomment de l'énergie, mais ils peuvent être plus efficaces énergétiquement que les locaux de stockage de documents papier. Pensez à vérifier votre empreinte carbone numérique.
Les limites
La numérisation des données peut coûter cher en termes de matériel, de logiciels et de formation des employés. Il s’agit ainsi d’un investissement.
Les data sont vulnérables aux piratages et aux cyberattaques, ce qui peut mettre en danger la sécurité des données sensibles et confidentielles de l'entreprise. Il est donc impératif de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données numériques contre les menaces de sécurité.
La digitalisation nécessite de bien réfléchir sur le choix de la solution (nous avons rédigé une fiche sur ce sujet afin de vous orienter vers la bonne solution BI). Car choisir la mauvaise solution peut entraîner une perte de temps et d'argent pour la PME. Il est nécessaire de faire des recherches approfondies sur les solutions de digitalisation avant de prendre une décision, afin de s'assurer que la solution répond bien à leurs besoins et à leur budget. Par exemple, si une PME a des besoins de gestion de données assez simples, mais décide d'utiliser un logiciel de gestion de données très sophistiqué et coûteux, cela pourrait entraîner des coûts supplémentaires, et une possible perte de temps.
Attention aussi à la connectivité entre les différents outils correspondant à des sources de données différentes. Les PME ont souvent plusieurs sources de données provenant de différentes applications et systèmes, et il peut être difficile de les intégrer de manière efficace pour permettre une analyse cohérente et complète au global.
Les bonnes pratiques
Outils connectés
Vous devez rechercher des solutions qui vous permettent de synchroniser les différentes sources de données, d'automatiser la collecte des données et de les analyser de manière efficace. Cela peut inclure l'utilisation d'outils de gestion de données, de logiciels de BI et de solutions de cloud computing pour stocker et accéder aux données à tout moment.
Interface optimale
Votre outil doit avoir une interface optimale pour permettre aux employés de travailler avec les données plus facilement. Les interfaces conçues de manière conviviale et intuitive facilitent la collecte et la manipulation des données, et permettent une analyse rapide et précise. De plus, vous pouvez investir dans des formations pour les employés afin de les aider à comprendre comment utiliser les outils et les interfaces et maximiser ainsi leur efficacité.
Budget
Vous devez être prudent lorsque vous évaluez le budget de digitalisation des données pour votre PME. Bien que la digitalisation soit un investissement essentiel, il est vivement recommandé d’évaluer soigneusement les coûts et les avantages avant de s'engager dans une solution particulière. Nous vous conseillons de rechercher des solutions de qualité à un coût abordable, nous pouvons vous aider sur cette partie chiffrage ainsi que sur le choix de vos solutions de digitalisation.
Mise en place
Quand
La digitalisation est un processus continu et évolutif pour les PME. Cependant, il existe des moments clés où il peut être nécessaire de commencer ou d'accélérer le processus de digitalisation.
Lors de l'acquisition de nouveaux clients pour mieux comprendre les besoins des clients, collecter des données sur leur comportement d'achat et améliorer la communication avec eux.
Lors de la croissance de l'entreprise pour gérer des processus plus complexes (paie, finance, comptabilité, etc.) et prendre des décisions en fonction des données.
Lors de la mise en place de nouveaux processus internes pour automatiser certaines tâches et gagner en temps et en efficacité.
Comment
Nous avons identifé 5 étapes clés :
Evaluer les besoins (et les objectifs) en termes de digitalisation.
Évaluer les compétences numériques (pour anticiper les besoins de formation notamment).
Choisir le ou les outils adaptés.
Mettre en place une infrastructure numérique (serveurs, connexions internet, etc.).
Assurer la sécurité des données.
Déployer la solution et former les équipes.
Outils
En résumé
La digitalisation de votre PME ne doit pas être considérée comme un but ultime. Il est important d'avoir une vision claire des objectifs à atteindre et de planifier soigneusement sa mise en place pour bénéficier de ses avantages. Une approche proactive et un engagement à long terme sont donc nécessaires pour intégrer avec succès les technologies numériques dans les opérations quotidiennes de l'entreprise.
Chez Advanced Conseil, nous sommes conscients de l'importance de la digitalisation comptable et financière pour les PME. C'est pourquoi nous proposons des solutions personnalisées pour accompagner les dirigeants dans leur transition numérique.
Prenons un exemple :
L’entreprise B gère ses finances et ses comptes avec un logiciel traditionnel. Ils sont conscients que leur processus actuel est chronophage et qu'il y a beaucoup de risques d'erreur humaine. La direction décide donc de moderniser leur processus comptable pour gagner en efficacité et en précision. Nous pouvons aider cette entreprise en leur proposant une solution de comptabilité cloud, qui permettra à leur équipe de travailler en ligne et de partager les données financières en temps réel, comme Pennylane. Nous pouvons également mettre en place un système de facturation électronique pour simplifier le processus de facturation et réduire les erreurs. Et nous pouvons aider l'entreprise à mettre en place un suivi de trésorerie connecté pour mieux planifier ses dépenses.
Vous souhaitez en discuter avec nous ?