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10 étapes clés pour créer votre Organisme de Formation


💡C’est décidé, vous souhaitez créer votre organisme de formation professionnelle ! Vous allez donc entamer un chemin passionnant semé de quelques beaux challenges. L'objectif lancer un OF à votre mesure et vous correspondant (tout en respectant les contraintes légales, fiscales et comptables qui sont avouons-le un peu complexe dans le cadre d'un OF !)


ℹ️ Nous avons regroupé en 10 étapes clés ce parcours. Il vous permettra de passer à la première réflexion sur la structure à l'édition de votre premier Bilan. Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tour d’horizon de ces points de passage pour pouvoir lancer votre OF. Rassurez-vous, sur un bon nombre d'étapes, Advanced Conseil peut vous accompagner et vous aider à faire les bons choix cohérents avec votre projet.



La création

Étape 1 : Quelle structure juridique ?

La première étape est le choix sur la structure juridique et la rédaction des statuts. Le choix dépends de ce que vous souhaitez faire et de la façon dont vous envisagez de développer votre entreprise.

Selon en tant que dirigeant, votre statut dépends de la structure juridique choisie (soit assimilé TNS, soit salarié). Si votre structure est une EURL ou SARL, vous êtes alors gérant. Le gérant majoritaire à un statut de TNS (Travailleur Non Salarié). Si vous partez sur une SASU ou SAS, vous êtes alors assimilés salarié.

Le statut social du gérant de SARL dépend donc du niveau de sa participation dans le capital de la société qu’il dirige. Ce statut peut avoir une importance financière considérable puisque si l’on relève du régime des TNS (Travailleurs Non-Salariés) à celui du régime général, le taux de cotisation passe quant à lui de 45 % à 75 %.

Nous vous aiderons à choisir la structure juridique adaptée à vos besoins et à vos enjeux.

voir article : Comment lancer une activité de formation : Choix du statut juridique ?


Étape 2 : Quel positionnement et quel budget ?

Plusieurs modèles économiques sont possibles. En fonction de votre modèle, votre structure de coût sera différente. L'objectif est ici d'avoir une vision de votre marge et votre résultat et de valider selon ces données "la bonne santé financière" de votre entreprise : avez-vous assez de ressources financières ? Votre structure de coût est-elle bien cohérente ?

Pour cela, nous avons préparé un template très simple afin de vous aider à préparer votre budget pour les premières années (et aussi de bien traiter l'impact de la TVA). Nous y avons listé les dépenses classiques par typologie, afin de vous aider à bien les estimer.

voir article : Comment élaborer votre budget prévisionnel ?

voir article : Les assurances pour un OF


Étape 3 : Rédaction des statuts et enregistrement aux greffes

Pour matérialiser la création de votre structure, il faut finaliser le choix de la structure juridique puis rédiger les statuts cohérents avec le mode de fonctionnement souhaité. Les statuts incluent le montant du capital versé, l'adresse du siège social, les clauses de cession des actions, et ils définissent donc comment la société va être organisée. Suite à cet enregistrement, vous obtenez le Kbis qui est la carte d'identité de la formation.

Pour bien vous conseiller, nous vous proposerons une rédaction adaptée à vos besoins, en prenant en compte à la fois votre projet professionnel mais aussi votre situation personnelle. L'objectif ici est à la fois d'optimiser votre situation fiscale et trouver le statut cohérent avec votre projet.

voir article : Notre offre : Créer votre société


L'enregistrement

Étape 4 : Demande de numéro de déclaration d'activité

La demande du NDA (numéro de déclaration d'activité) est indispensable tous les prestataires de formation professionnelle quel que soit le statut : micro entreprise, entreprise individuelle, société... La déclaration d'activité doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou premier contrat de formation par le prestataire.

Nous vous accompagnons afin de valider avec vous que votre demande est bien conforme et pourra être traité rapidement par la DREETS (qui a remplacé la DIRECCTE).

voir article : Comment lancer une activité de formation : La déclaration d'activité ?


Étape 5 : Demande au SIE exemption de la TVA

Dès lors que vous avez le retour sur la déclaration de votre activité, vous pouvez en parallèle effectuer une demande auprès du SIE d'exonération de TVA. Cette exonération vous permettra donc de diminuer le prix de la formation de 20% à vos clients particuliers. Donc, l'impact pour vos clients particuliers est significatif et vous permettra soit de baisser les prix pour être plus compétitifs, soit encore de laisser au prix TTC et donc d'améliorer vos marges.

Donc très intéressant si vos clients sont particuliers. Cependant, cette exonération aura aussi des impacts négatifs, comme par exemple, vous ne pourrez plus déduire la TVA sur vos achats, ou encore vous allez devoir aller payer une taxe sur les salaires. Donc attention à bien mesurer les impacts de cette demande d'exonération !

Nous nous occuperons de bien vous décrire les avantages et inconvénients de cette exonération possible de TVA. Si elle est bénéfique dans votre cas, nous nous occuperons de faire la demande et le suivi de son application (sur vos factures émises et sur les factures fournisseurs).

voir article : Le traitement de la TVA (hors cas d'exonération)


Étape 6 : Accéder au financement public / Certification Qualiopi

Si vous souhaitez que votre OF puisse accéder aux fonds publics et mutualisés; alors au 1er janvier 2022, la certification qualité est obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences la marque Qualiopi.

Nous pouvons vous guider pour estimer les impacts, et le retour sur investissement, et vous indiquer des accompagnements possibles. Nous avons en effet des partenaires spécialistes de la mise en place de Qualiopi que nous pouvons vous recommander. Qualiopi si vous l'abordez avec le bon accompagnement et avec les bons processus peut s'avérer une belle opportunité pour bien caler votre process qualité et vous approprier le processus.

voir article : Qu'est-ce que la certification Qualiopi ?


La gestion

Étape 7 : Comment mettre en place un suivi efficace de vos documents comptables/factures ?

C'est fait, vous avez fini les démarches de création et d'enregistrement, vous allez enfin pouvoir préparer vos conventions de formation, les animer ou trouver des animateurs, et donc vous allez devoir aussi facturer et encaisser.

Nous avons mis en place des solutions digitales très simple à utiliser : plus besoin de vous déplacer ou de préparer des enveloppes de justificatifs, nous allons collecter automatiquement vos factures clients, vos dépenses, ainsi que les informations bancaires. Nos solutions digitales vous feront gagner un temps précieux. Sur cette base, nous vous aidons à bien comprendre et analyser vos états financiers, nous allons tirer de ces étarts, les quelques informations importantes à retenir.

voir article : Facturation/ encaissement et suivi des dépenses OF

voir article : Pourquoi gérer sa trésorerie ? la différence entre le résultat et la trésorerie

voir article : Comment rémunérer un formateur/salarié ?


Étape 8 : Comment optimiser votre rémunération et votre résultat fiscal ?

En fonction l'évolution de votre CA, des charges, vous allez pouvoir obtenir un certain niveau de rémunération directe (salaires des dirigeants, dividendes), et vous pouvez aussi vous faire rembourser d'un certain nombre de frais professionnels.

Nous vous aidons à optimiser les impôts sur le bénéfice et comment vous rémunérer de manière optimale.

voir article : Comment rémunérer un formateur/salarié ?


La clôture comptable et le Bilan pédagogique

Étape 9 : La production des Etats Financiers comptable (Bilan, Compte de résultat, Annexe)

Vous devez à la date de clôture de l'exercice, établir un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe. Ce bilan permettra aussi de calculer l'Impôt sur les Sociétés de l'exercice. Et il devra ensuite, être déposé aux Greffes.

Nous produirons pour vous ces états financiers (les documents nous arrivant au fur et à mesure voir Etape 7). Nous vous accompagnerons afin de vous donner l'information de façon claire et lisible et bien comprendre ce que disent les chiffres. Et une fois les états financiers réalisés, nous pouvons nous occuper de la transmission aux impôts et aux greffes (afin de vous éviter non seulement d'oublier ou de perdre du temps sur ce sujet).

voir l'article : L'établissement des états financiers annuels (bilan, compte de résultat et annexe)

voir article : Désignation d'un commissaire aux comptes pour les sociétés de formation


Étape 10 : le Bilan pédagogique et Financier

En tant que OF, vous devez aussi produire le bilan pédagogique et financier. C'est un document accompagné de sa notice explicative avec quelques informations sur l'activité effectuée sur l'année civile écoulée. Ce bilan est obligatoire pour tous les prestataires de formation, quel que soit leur statut juridique, que l'activité soit exercée à titre principal ou accessoire, à titre individuel ou non.

Nous vous compléterons la partie finance du BPF et vous n'aurez plus qu'à compléter la partie pédagogique que nous pourrons revoir ensemble afin d'assurer une cohérence globale.

voir article : Comment remplir un bilan pédagogique et financier (BPF)?


Notre Conclusion

Nous sommes convaincu que lancer un OF est une belle aventure et vous amenera une belle satisfaction. La formation est un élément essentiel aujourd'hui.

La dimension gestion et administrative peut vous paraître lourde. Pourtant, soyez rassuré, bien assimilée, elle ne sera pas si compliquée à organiser. Nos équipes sont à votre disposition pour vous présenter/accompagner sur ces étapes. En tant que spécialistes Expert-Comptable pour les OF, nous connaissons les fonctionnements des OF, les principales difficultés rencontrées. Notre objectif est de vous guider et vous rendre sereins sur des tâches qui peuvent paraître parfois complexes, et de mettre en place les outils qui vont permettront de gagner du temps sur cette partie.


❓Pour en savoir plus et faire connaissance; n'hésitez pas à nous contacter : contact@advanced-conseil.com

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